KİŞİSEL VERİ GİZLİLİK, SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1. Politikanın Amacı

Kişisel veri saklama ve imha politikamızın amacı, veri sorumlusu olarak kişisel verilerin işlenme amacı için gerekli olan azami süreyi belirleme, silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemlerimizde izleyeceğimiz felsefeyi, amaç ve hareket planını ortaya koymaktır. Bu kapsamda amacımız, kişisel verilerini işlediğimiz öğrencilerimizi, mezunlarımızı, idari ve akademik personelimizi, ziyaretçilerimizi ve iş birliği içinde olduğumuz kurumları ve Dr. Beril AKMAN ile ilişki halinde olan tüm üçüncü şahısları verilerinin işlenmesi ve hakları konusunda aydınlatmak, bu konuda şeffaflığı sağlayarak kişisel verilere ve dolayısıyla özel hayata saygılı işlem yapmaktır.

2. Politikanın Dayanağı

Politikamız, 7.4.2016 tarih ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (6698 sayılı KVK K.) ve 28.10.2017 tarihli ve 30224 sayılı ResmiGazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’in (Yönetmelik) 5’inci ve 6’ncı maddelerinin bir gereği olarak oluşturulmuştur.

3. Politikanın Kapsamı

Politikamız, öğrencilerimizi, mezunlarımızı, idari ve akademik personelimizi, ziyaretçilerimizi ve iş birliği içinde olduğumuz kurumları ve Dr. Beril AKMAN ile hukuki ilişki halinde olan tüm gerçek ve tüzel kişileri ve bunların 6698 sayılı KVKK ile tanımlanan özel nitelikli olan ve olmayan tüm kişisel verilerini kapsamaktadır.

Politika 6698 sayılı KVKK’da belirtildiği şekilde, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla verilerin işlendiği sistemlerde yer alan kişisel verileri de kapsamaktadır. Politikada, aksi belirtilmiş olmadıkça, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler birlikte “Kişisel Veriler” olarak anılacaktır.

4. Tanımlar

İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,

Özel nitelikli kişisel veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini,

Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,

Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi (Dr. Beril AKMAN),

Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,

Kişisel veri saklama ve imha süreleri: Kişisel verilerin Dr. Beril AKMAN nezdinde tutulacağı süreleri gösteren tabloyu,

Kişisel veri işleme envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri,

Kişisel verilerin silinmesi: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini,

Kişisel verilerin yok edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini,

Anonim hale getirme: Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi, hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini,

Periyodik imha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,

Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu

Komite: Kişisel Verileri Koruma Komitesini ifade eder.

5. Politikaya Esas Alınan Genel İlkeler

Veri sorumlusu Dr. Beril AKMAN tarafından kişisel verilerin işlenmesinde aşağıda yer alan ilkeler çerçevesinde hareket edilmektedir.

5.1. Kişisel veriler, ancak 6698 sayılı KVKK’da ve diğer kanunlarda öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenebilir.

5.2. Kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uyulması zorunludur:

1. a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.
2. b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma.
3. c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.
4. ç) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.
5. d) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme

6. Politikanın Düzenleme Altına Aldığı Kayıt Ortamları

Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam kayıt ortamı kapsamına girer.

7. Kişisel Verilerin İşlenme Şartlarının Ortadan Kalkması Halinde Yapılacaklar

7.1. Kişisel verilerin işlenmesine yönelik amaç unsurunun ortadan kalkması, açık rızanın geri alınmış olması veya 6698 Sayılı KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması ya da adı geçen maddelerdeki istisnalardan hiçbirinin uygulanamayacağı bir durumun söz konusu olması halinde, işlenme şartları ortadan kalkan kişisel veriler, ilgili iş birimi tarafından, iş ihtiyaçları göz önüne alınarak, Yönetmeliğin 7 ila 10’uncu maddeleri kapsamında, uygulanan yöntemin gerekçesi de açıklanmak suretiyle silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Ancak kesinleşmiş bir mahkeme kararının söz konusu olması halinde mahkeme kararı ile hükmedilen imha yönteminin uygulanması zorunludur.

7.2. Periyodik gözden geçirmeler neticesinde veya herhangi bir anda veri işleme şartlarının ortadan kalkmış olduğu tespit edildiğinde ilgili kullanıcı veya veri sahibi, ilgili kişisel verinin kendi uhdesinde bulunan kayıt ortamından işbu politikaya göre silinmesine, yok edilmesine veya anonim hale getirilmesine karar verecektir.

7.3. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.

7.4. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesinde 6698 sayılı KVKK’nın 4’üncü maddesindeki genel ilkeler ile 12’nci maddesi kapsamında alınması gereken teknik ve idari tedbirlere, ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına ve kişisel veri saklama ve imha politikasına uygun hareket edilmesi zorunludur.

7.5. Bir kişisel verinin sahibi olan gerçek kişi, 6698 Sayılı KVKK’nın 13’üncü maddesine istinaden Dr. Beril AKMAN’a başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini talep ettiğinde, ilgili veri sahibi, kişisel verileri işleme şartlarının tamamının ortadan kalkıp kalkmadığını inceler. İşleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Bu durumda; talep, başvuru tarihinden itibaren en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır ve başvuran kişiye ilgili kurul aracılığıyla bilgi verilir. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa, ilgili veri sahibi bu durumu derhal aktarım yapılan üçüncü kişiye bildirir ve üçüncü kişi nezdinde Yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.

7.6. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamının ortadan kalkmadığı durumlarda, kişisel veri sahiplerinin verilerinin silinmesi veya yok edilmesine yönelik talepleri Dr. Beril AKMAN tarafından 6698 sayılı KVKK’nın 13. maddesinin 3. fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir. Ret cevabı ilgili kişiye en geç 30 gün içerisinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

7.7. Kişisel verilerin silinmesi ya da yok edilmesine yönelik talepler ancak ilgili kişinin kimlik tespitinin yapılmış olması kaydıyla değerlendirilecektir. Söz konusu kanallar dışında yapılacak taleplerde ilgili kişiler kimlik tespitinin ya da doğrulamasının yapılabileceği kanallara yönlendirilecektir.

8. Politikanın Yürürlüğe Sokulması, İhlal Durumları ve Yaptırımları

8.1. İşbu Politika tüm çalışanlara duyurularak yürürlüğe girecek ve yürürlüğü itibariyle tüm iş birimleri, danışmanlar, dış hizmet sağlayıcıları ve sair Dr. Beril AKMAN nezdinde kişisel veri işleyen herkes için bağlayıcı olacaktır.

8.2. Politikaya aykırı davranan çalışan hakkında, yapılacak değerlendirme sonrasında gerekli idari işlem yapılacaktır.

8.3. Politika gereklerinin yerine getirilmesi için Dr. Beril AKMAN tarafından; gerekli tüm güvenlik önlemleri alınmaktadır.

9. Kişisel Verileri Saklama ve İmha Süreleri

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Süreleriaşağıda yer almaktadır. Periyodik imha ya da talep üzerine gerçekleştirilecek imha işlemlerinde söz konusu saklama ve imha süreleri dikkate alınacaktır..

10. Periyodik İmha Süreleri

Kişisel Verileri Periyodik İmha Süresi veri sahibi tarafından tespit edilir. Bu süre her halde 6 (altı) ayı geçemez.

11. Yürürlük

Politika yayınlanma tarihi itibari ile yürürlüğe girecektir.

12. Kişisel Verileri Saklama ve İmha Süreleri

Kişisel veriler aksine bir kesinleşmiş mahkeme kararı veya ihtiyati tedbir kararı bulunmadıkça işbu Politikanın 6. maddesinde belirtilen hususlar dikkate alınarak aşağıdaki tabloda belirtilen süreler boyunca saklanacak, süre sonunda ise imha edilecektir:

• Genel dava zamanaşımı süresini düzenleyen6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu’nun 146. maddesi gereği 10 yıl
• Sair ilgili mevzuat gereği İlgili mevzuatta öngörülen süre kadar
• İlgili kişisel verinin Türk Ceza Kanunu veya sair ceza hükmü gerektiren mevzuat kapsamında bir suça konu olması veya bir suç ile ilişkili olması durumunda 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu’nun 66. ve 68. maddeleri gereği dava zamanaşımı ve Ceza Zamanaşımı ve 5352 sayılı Adli Sicil Kanunu’nda belirtilen süre kadar
• Mevzuat uyarınca sürenin düzenlenmiş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için bir süre öngörülmüş olması halinde, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.

13. Bilgi Güvenliğinin Sağlanması

Dr. Beril AKMAN kliniğinde; tâbi olduğu Sağlık Bakanlığı ve ilgili mevzuat ve standart gereklerini yerine getirmekten, anlaşmalardan doğan yükümlülüklerini karşılamaktan, iç ve dış paydaşlara yönelik kurumsal sorumluluklardan kaynaklanan bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlamak amacıyla;

• Hasta, hasta yakını, tedarikçi, çalışan ve diğer paydaşların bilgi varlıklarına güvenli bir şekilde erişim sağlamasını,
• Bilginin bütünlüğünü, gizliliğini ve yetkiler dâhilinde erişilebilirliğini ve sürekliliğini korumayı,
• Kendisinin bilgi varlıkları üzerinde oluşabilecek riskleri değerlendirmeyi ve yönetmeyi,
• Bilgi güvenliği ile ilgili tüm yasal mevzuat ve sözleşmelere uyulmasını için mümkün olan en kısa sürede ve kesintisiz olarak hizmetlerimizi sunmayı,
• Kliniğin güvenilirliğini ve itibarını korumayı,
• Bilgi güvenliği politikalarını uygulamayı, kontrolünü sağlamayı ve olası ihlal durumlarında gerekli görülen yaptırımları uygulamayı,
• Bilgi güvenliği tehditlerinin etkisini azaltmayı ve işin sürekliliği ve sürdürülebilirliğini sağlamayı,
• Gerçekleştirilen bilgi güvenliği çalışmalarının yasalara ve standartlara uygunluğunu tespit etmek için gerekli denetimlerin yapılmasını,

Taahhüt eder.